Ограничение доступа к файлам по времени

В Google Apps добавлена очень удобная функция ограничения доступа к файлам по времени. Теперь мы можем ограничить временными рамками предоставление доступа внешним пользователям и таким образом обезопасить свои данные.

Expiring Access

После открытия доступа определенному контакту мы можем уставить временные рамки доступа. Есть рекомендация устанавливать такой тип доступа практически для все открываемых файлов, чтобы потом не забыть кому и зачем мы предоставляли доступ.

Данное обновление уже работает у всех пользователей.

Как найти потерявшийся файл

Иногда вы можете столкнуться с поиском файла, который не отображаетсяся на Google диске. Вот что об этом говорит справка Google:
Бывают случаи, когда файл на Google Диске лишается родительских папок. Он существует, но его трудно найти.
google-drive-banner

Давайте разберем каким образом файл может «потеряться».

Файлы без папок появляются в случаях, связанных с предоставлением доступа и разрешений. Рассмотрим пример:

Пользователь А создал папку X на своем Диске.
Пользователь А предоставил доступ к папке X пользователю Б.
Пользователь Б создал файл Y в папке X.
Пользователь А поместил папку X в корзину, которую затем очистил.
В этот момент файл Y стал файлом без папки. Он не был создан внутри Диска пользователя Б, и его родительская папка X больше не существует. При этом файл Y не удален вместе с папкой X, потому что пользователь А не может удалять файлы пользователя Б.

Полная информация по этой теме
https://support.google.com/a/answer/6008339?hl=ru

Найти такие файлы можно с помощью поиска на Google диске

 

Какие приложения можно использовать для работы

Нас часто спрашивают какие приложения Google Apps можно использовать для работы и какие преимущества они дают.

home-feature-tips-library

Тут мы будем кратки и неоригинальны, и перечислим основные сервисы которые можно и нужно использовать :

  • Корпоративная почта Gmail
  • Календарь
  • Видеоконференции Hangouts
  • Хранение и совместное использование файлов на Google Диске
  • Совместная работа с офисными документами, таблицами, презентациями и рисунками
  • Сервис Photo, который позволяет хранить фотографии, которые могут быть
  • На Youtube можно хранить все видеоинструкции, тренинги и любые другие видеоматериалы
  • Заметки Google Keep
  • Социальная сеть Google+
  • Группы для бизнеса
  • Сайты Google
  • Google сейф

С помощью Google Apps вы можете использовать преимущества неограниченного пространства в следующих приложениях:

  • Размер любых офисных документов в формате Google не учитывается. Это могут быть документы, таблицы и презентации преобразованные из MS Office
  • Не учитывается размер фотографий, которые загружены с помощью приложения Автозагрузки с компьютера или мобильного устройства
  • На Youtube вы можете хранить неограниченное количество видеоматериалов (длительность одного видео не более 8 часов)

Одно из главных преимуществ Google Apps for Work — это Безопасность.

Компания Google гарантирует, что все ваши данные надежно защищены и будут переданы третьим лицам.

Доступом ко всем данным на Google Apps можно управлять. Т.е. вы можете предоставить безопасный доступ к документу, фотографии, видео на Youtube определенному пользователю. Раньше для объединения офисов в единую информационную сеть требовалось настраивать сложные VPN сети, теперь в этом нет необходимости.

 

Что такое Google Apps?

Сервисы Google Apps представляет полный набор приложений для коммуникации и совместной работы.

Professional-Services-01 (1)

Состав сервисов Google Apps:

  • Электронная почта на вашем домене
  • Корпоративный календарь
  • Видеоконференции с возможностью подключения внешних пользователей
  • Хранилище файлов
  • Работа с офисными документами, таблицами, презентациями. Одновременно в режиме онлайн с одним документом могут работать сразу несколько пользователей
  • Создание форм для сбора обратной связи
  • Группы для совместного обсуждения
  • Сайты Google
  • Консоль администрирования

В версии Google Apps for Work (ранее Google Apps для бизнеса) на 13 сервисов распространяется SLA 99.9%

С Google Apps вам не потребуется приобретать собственные почтовые и файловые сервера, не нужно приобретать офисные продукты MS Office и вы значительно можете съэкономить на технической поддержке т.к. в версии для бизнеса  техническая поддержка на русском языке от компании Google уже входит в состав пакета. У вас всегда будут самые современные средства коммуникации и совместной работы, для работы которые не потребуется установка каких-либо приложений. Все что вам потребуется — это любой современный веб-браузер или мобильное устройство.

 

 

 

Переполнился ящик Gmail?

2015-12-08 17-51-12 Объем Google Диска - Google Chrome

Что делать если закончилось место в вашей учетной записи Google Apps. Прежде всего давайте рассмотрим сколько бывает свободного пространства в учетных записях и как оно распределяется между приложениями Google Apps. Компания Google предоставляет различные варианты размера вашего хранилища:

  • 15Гб для бесплатных учетных записей
  • 30Гб для версий Google Apps for Work
  • Неограниченное хранилище для версии Google Drive for Work

Это пространство распределяется между Почтой Gmail,  Диском Google и Google Фото. При этом на Google Диске учитывается размер только файлов сторонних форматов (например Word, Excel, Powerpoint и другие). Например, если сконвертировать все свои офисные документы в формат Google Документов, то вы сможете их хранить в неограниченном количестве. Похожая ситуация и с Google Фото. Учитывается объем фотографий только в оригинальном размере. Если сжимать их средствами Google (например клиентом для компьютера или мобильных устройств), то такие фотографии так же можно хранить в неограниченном количестве.

Что же делать когда у вас закончилось место? Можно воспользоваться несколькими вариантами решения данной задачи:

 

 

Сервис «О себе»

Компания Google представила сервис «О себе», который покажет  всю информацию, которую Google знает о вас и как выгладит ваш общедоступный профиль, какую информацию вы опубликовали для всего интернета, а что является только вашей личной информацией.

Сервис доступен по ссылке https://aboutme.google.com

2015-11-30 11-43-22 О себе - Mozilla Firefox 2015-11-30 11-43-55 О себе - Mozilla Firefox

 

Hangouts теперь доступен для всех

Подключаться к видеовстрече теперь также просто как войти в комнату. Вы можете приглашать любых внешних  пользователей и им не потребуется учетная запись Google.

1x_web_logo_hangouts_color_128dp

Просто запланируйте событие в своем календаре  и пригласите участников. Все внешние участники переходят по ссылке из календаря, вводят свое имя и запрашивают доступ на участие.

app_table

Организатор видеовстречи подтверждает доступ и вы можете общаться!

2015-11-30 11-23-55 Blogger Google for Work – Изменить сообщение — Opera

Все, больше вам ничего не потребуется.

Удачных конференций!

Почта

Gmail Support

Современная и безопасная электронная почта для вашей организации (на вашем домене)

  • Доступность 99.9%

  • Без спама

  • Управление маршрутизацией и хранением

  • Простая интеграция с текущим почтовым решением

Календарь

Calendar Support

C помощью личных и общедоступных календарей вы сможете эффективно планировать свое рабочее время, отслеживать занятость других сотрудников и публиковать информацию о мероприятиях всем заинтересованным пользователям.